Privacyverklaring

1. Waar deze verklaring over gaat

TaleXMon Junior is een applicatie waarmee voetbalverenigingen hun jeugdteams organiseren: de planning van trainingen en wedstrijden, de aanwezigheid, de opstellingen en — als de vereniging daarvoor kiest — het volgen van de sportieve ontwikkeling van spelers.

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens de applicatie verwerkt en hoe. Voor de gegevens van jouw team of jouw kind is je eigen vereniging verantwoordelijk. Zij bepaalt wat er wordt vastgelegd en wie het mag zien. Vragen en verzoeken gaan daarom in eerste instantie naar de vereniging.

2. Wie is waarvoor verantwoordelijk

• Je vereniging is verwerkingsverantwoordelijke. Zij besluit welke spelers in de app staan, welke gegevens worden vastgelegd en welke vrijwilligers toegang krijgen. De contactgegevens staan in de eigen privacyverklaring van de vereniging.
• XM Applications is verwerker. Wij leveren en onderhouden de applicatie en verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging, op grond van een verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden: niet voor productontwikkeling, niet voor statistiek en niet om verenigingen met elkaar te vergelijken.
• Contact met XM Applications: privacy@talexmon.com. Verzoeken over je eigen gegevens sturen wij door naar je vereniging; wij mogen die niet zelfstandig afhandelen.

3. Welke gegevens worden vastgelegd

• Spelers: naam, geboortedatum, team, positie, rugnummer en voorkeursvoet.
• Aanwezigheid: of een speler aanwezig was bij een training, en of hij beschikbaar is voor een wedstrijd. Bij afwezigheid wordt alleen vastgelegd dát iemand niet beschikbaar is, en of dat een sportieve of een overige reden heeft. De applicatie legt bewust geen gegevens over ziekte of blessures vast.
• Ontwikkelingsgegevens (alleen als de vereniging deze module gebruikt): meetresultaten van fysieke en technische tests, en beoordelingen door de trainer op inzet, coachbaarheid, communicatie en aanwezigheid, met eventuele notities.
• Toestemmingsregistratie (alleen bij de ontwikkelingsmodule): of er toestemming is gegeven, geweigerd of ingetrokken, de naam van de ouder/verzorger of speler die dat deed, de datum en tijd, de leeftijd van de speler op dat moment en welke versie van de toestemmingstekst werd getoond. Dit is nodig om de toestemming te kunnen aantonen.
• Wedstrijdgegevens: speelminuten, doelpunten, assists en kaarten.
• Vrijwilligers en staf: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en gekoppelde teams.
• Wijzigingshistorie: wie welk soort record heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, en wanneer. Bij verwijderen wordt de inhoud van het verwijderde record niet bewaard.
• Meldingen: als iemand een probleem meldt, worden de melding, het scherm, de browser en de app-versie vastgelegd.

4. Waarom, en op welke grondslag

De applicatie is niet bedoeld voor het vastleggen van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en de invoervelden zijn daar ook niet op ingericht. Verstrekking van de gegevens onder “uitvoering van het lidmaatschap” is nodig om aan het teamprogramma te kunnen deelnemen; de ontwikkelingsmodule is vrijwillig.

5. Wie de gegevens kan zien

Toegang is gekoppeld aan een rol binnen de vereniging, en gegevens van de ene vereniging zijn niet zichtbaar voor een andere.

• Beheerder, hoofdtrainer, hoofd opleiding en technische commissie: alle gegevens van de eigen vereniging, inclusief metingen en beoordelingen.
• Assistent-trainer: planning, aanwezigheid, metingen en beoordelingen van de eigen vereniging. Toestemmingsregistraties alleen van de eigen teams.
• Teammanager: planning, aanwezigheid en afmeldingen van de eigen teams. Geen toegang tot metingen en beoordelingen.
• Beheerders van het platform (XM Applications): technische toegang, voor ondersteuning en onderhoud.

Spelers en ouders hebben geen eigen account. Zij ontvangen wel persoonlijke links — zie punt 8.

6. Hoe lang gegevens worden bewaard

De vereniging stelt de bewaartermijnen vast. Uitgangspunt is dat gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn vastgelegd.

Een deel van de gegevens wordt opgeruimd zodra de termijn is verstreken. Dat gebeurt met de opschoonfunctie in de app, die de beheerder van de vereniging uitvoert:

• aanwezigheidslinks: 7 dagen na de training of wedstrijd;
• periode-links: 7 dagen na het einde van de periode;
• wijzigingshistorie: 24 maanden;
• afgehandelde meldingen over de werking van de app: 12 maanden.

Toestemmingslinks blijven bestaan zolang de speler in de app staat, zodat toestemming altijd via dezelfde link kan worden ingetrokken.

Voor spelersgegevens, planning, opstellingen, metingen en beoordelingen stelt de vereniging de termijn vast. Die kan niet automatisch worden bepaald: wanneer een lidmaatschap eindigt, weet alleen de vereniging. Vraag je vereniging naar de termijnen die zij hanteert.

Wordt een speler verwijderd, dan gaan de bijbehorende metingen, afmeldingen, opkomstregistraties, persoonlijke links, toestemmingsregistraties en wedstrijdstatistieken mee, en wordt de speler uit bestaande opstellingen gehaald. In de wijzigingshistorie blijft staan dát er is verwijderd, door wie en wanneer — niet wat er in het record stond.

7. Verwerkers en verwerking buiten de EER

De applicatie draait op het platform van Base44 (onderdeel van Wix.com Ltd.). De gegevens die in deze app worden vastgelegd — spelers, planning, aanwezigheid en ontwikkelingsgegevens — worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Een beperkt deel van de gegevens valt daarbuiten: account- en factuurgegevens van de vereniging en van de vrijwilligers met een account worden door de leverancier in de Verenigde Staten verwerkt. Ook worden voor onderdelen van de dienstverlening — onder meer e-mailverzending en logging — subverwerkers ingeschakeld, deels in de Verenigde Staten en in Israël. Er gaan daarbij geen spelersgegevens mee. Een actuele lijst van subverwerkers is bij de vereniging op te vragen.

Voor die beperkte doorgifte naar de Verenigde Staten wordt gesteund op het EU-VS Data Privacy Framework (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795), waaronder de Amerikaanse entiteit van de leverancier is gecertificeerd, en aanvullend op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Voor Israël geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Wanneer de vereniging de agendakoppeling gebruikt, worden titels, data en locaties van trainingen en wedstrijden gedeeld met Google Calendar. Er gaan daarbij geen spelersgegevens mee.

Voor het genereren van trainingsplannen wordt een taalmodel gebruikt. Daaraan worden alleen het thema, de teamnaam, de duur en het aantal verwachte spelers en keepers doorgegeven — geen namen, geboortedata, metingen of beoordelingen.

8. Persoonlijke links

Spelers en ouders hebben geen account. In plaats daarvan stuurt de trainer een persoonlijke link met een unieke, niet te raden code. Wie die link heeft, kan zonder in te loggen de voornaam van de speler zien. Deel een link daarom niet verder dan nodig. Er zijn drie soorten:

• Aanwezigheidslink voor één training of wedstrijd. Reageren kan tot 48 uur voor een wedstrijd en tot 24 uur voor een training.
• Periode-link voor alle trainingen en wedstrijden van het team in een periode. Reageren kan per activiteit tot 36 uur voor aanvang. Keeperstrainingen zijn alleen zichtbaar voor keepers.
• Toestemmingslink voor de ontwikkelingsmodule. Hiermee geeft een ouder of verzorger (speler onder 16) of de speler zelf (16 of ouder) toestemming, weigert die, of trekt die later weer in. Wie toestemming moet geven, bepaalt de app op basis van de geboortedatum.

De trainer verstuurt deze links zelf, meestal via WhatsApp of een andere berichtenapp. Het bericht bevat alleen de voornaam, de teamnaam en de link. De app slaat geen telefoonnummers van spelers of ouders op.

9. Beveiliging

Toegang verloopt via een persoonlijk account met wachtwoord of via Google. Gegevens van verschillende verenigingen zijn op databaseniveau van elkaar gescheiden, en binnen een vereniging bepaalt de rol wat iemand kan zien. Wijzigingen worden vastgelegd, zodat achteraf is na te gaan wie wat heeft gedaan.

10. Rechten

Je hebt het recht om:

• de gegevens in te zien en een kopie te ontvangen (art. 15);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (art. 16);
• gegevens te laten verwijderen (art. 17);
• de verwerking te laten beperken (art. 18);
• de gegevens in een gangbaar bestandsformaat over te dragen (art. 20);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (art. 21);
• gegeven toestemming op elk moment in te trekken (art. 7 lid 3). Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór, en geen gevolgen voor speeltijd of lidmaatschap.

Voor spelers onder de 16 oefent een ouder of verzorger deze rechten uit. Vanaf 16 jaar doet de speler dat zelf. Richt je verzoek aan je vereniging.

Er wordt geen gebruikgemaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van art. 22. Beoordelingen in de app worden door mensen gemaakt.

Ben je het oneens met hoe je verzoek is afgehandeld, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ( autoriteitpersoonsgegevens.nl ).

11. Wijzigingen

Verandert de applicatie op een manier die gevolgen heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, dan wordt deze verklaring aangepast en informeert de vereniging de betrokkenen daarover.